പൗരാവകാശരേഖയെന്നാ ല്‍, പഞ്ചായത്തുപ്രദേശത്തു താമസിക്കുന്ന പൗരന്മാര്‍ക്കു സമയബന്ധിതമായി ലഭ്യമാക്കാമെന്നു പഞ്ചായത്ത് സ്വമേധയാ വാഗ്ദാനം ചെയ്യുന്നതും അതനുസരിച്ച് അവര്‍ക്ക് അര്‍ഹമായതുമായ സേവനങ്ങളും അവയെ സംബന്ധിച്ച വ്യവസ്ഥകളും അവ ലഭ്യമാക്കുന്ന സമയപരിധിയും വിവരിച്ചുകൊണ്ട് പഞ്ചായത്ത് അംഗീകരിച്ച് പ്രസിദ്ധപ്പെടുത്തുന്ന ഒരു പ്രത്യേക പത്രിക എന്നര്‍ഥമാകുന്നു.
എങ്ങനെയാണ് പൗരാവകാശരേഖ തയ്യാറാക്കുന്നത്?
പൊതുതിരഞ്ഞെടുപ്പു കഴിഞ്ഞ്  ഒരു പഞ്ചായത്ത് രൂപീകരിക്കപ്പെട്ടതിനുശേഷം കഴിയുന്നതും നേരത്തേ എന്നാല്‍, ആറുമാസത്തില്‍ കവിയാത്ത കാലയളവിനുള്ളില്‍ പഞ്ചായത്ത് യോഗം ചേര്‍ന്ന് പഞ്ചായത്തിന്, പഞ്ചായത്തുപ്രദേശത്തു താമസിക്കുന്ന പൗരന്മാര്‍ക്ക് എന്തെല്ലാം സേവനങ്ങള്‍ ലഭ്യമാക്കാന്‍ കഴിയുമെന്നും, അത്തരം ഒരു സേവനം ലഭ്യമാക്കുന്നതിന് ഒരു പൗരന്‍ എന്തെല്ലാം വ്യവസ്ഥകള്‍ പാലിക്കണമെന്നും പ്രസ്തുത സേവനം ലഭ്യമാക്കുന്നതിനുള്ള സമയപരിധി എത്രയായിരിക്കണം എന്നും ചര്‍ച്ച ചെയ്തു തീരുമാനിക്കേണ്ടതാണ്. എന്നാല്‍, ഈ ചട്ടങ്ങള്‍ പ്രാബല്യത്തില്‍ വരുമ്പോള്‍ തിരഞ്ഞെടുക്കപ്പെട്ട കമ്മിറ്റികള്‍ നിലവിലുള്ള പഞ്ചായത്തുകള്‍ ചട്ടങ്ങള്‍ പ്രാബല്യത്തില്‍ വന്നതിനുശേഷം കഴിയുന്നതും നേരത്തേ എന്നാല്‍ ആറുമാസത്തില്‍ കവിയാത്ത കാലയളവിനുള്ളില്‍ ഈ ചട്ടങ്ങള്‍പ്രകാരമുള്ള പൗരാവകാശരേഖ തയ്യാറാക്കി പ്രസിദ്ധീകരിക്കേണ്ടതാണ്.
എപ്രകാരമാണ് പൗരാവകാശരേഖ പ്രസിദ്ധീകരിക്കപ്പെടുന്നത്?
മൂന്നാം ചട്ടപ്രകാരം പഞ്ചായത്ത് തയ്യാറാക്കുന്ന പൗരാവകാശരേഖ പൊതുജനങ്ങളുടെ അറിവിലേക്കായി പഞ്ചായത്ത് ഓഫീസ് നോട്ടീസ് ബോര്‍ഡിലും പഞ്ചായത്തുപ്രദേശത്തെ പൊതുസ്ഥലങ്ങളിലും സ്ഥാപിച്ചിട്ടുള്ള മറ്റു നോട്ടീസ്‌ബോര്‍ഡുകളിലും പതിച്ച് പ്രസിദ്ധപ്പെടുത്തേണ്ടതും അത് അച്ചടിച്ചു പൊതുജനങ്ങള്‍ക്കു സൗജന്യമായി വിതരണം ചെയ്യേണ്ടതുമാണ്. ഒരു പൗരാവകാശരേഖ നിലവിലുള്ള കാലത്തോളം അതിന് പഞ്ചായത്ത് വേണ്ടത്ര പ്രചാരണം നല്‍കേണ്ടതാണ്. പൗരാവകാശരേഖയുടെ പകര്‍പ്പ് ആവശ്യപ്പെടുന്നവര്‍ക്ക് അതു ലഭ്യമാക്കുവാന്‍ പഞ്ചായത്ത് നടപടി എടുക്കേണ്ടതാണ്. പഞ്ചായത്ത് പ്രസിദ്ധപ്പെടുത്തിയ പൗരാവകാശരേഖയുടെ രത്‌നച്ചുരുക്കം ഒരു ബോര്‍ഡില്‍ പെയിന്റുകൊണ്ട് എഴുതി പഞ്ചായത്ത് ഓഫീസില്‍ പൊതുജനങ്ങള്‍ക്കു കാണത്തക്കവിധം പ്രദര്‍ശിപ്പിക്കേണ്ടതാണ്. പഞ്ചായത്ത് പ്രസിദ്ധപ്പെടുത്തിയ പൗരാവകാശരേഖ തൊട്ടടുത്ത് ആദ്യം വരുന്ന ഗ്രാമസഭായോഗങ്ങളില്‍ വായിക്കേണ്ടതാണ്.
പൗരാവകാശരേഖയുടെ പ്രാബല്യകാലാവധി എത്ര കാലമാണ്?
നിലവില്‍ പൗരാവകാശരേഖ തയ്യാറാക്കി പ്രസിദ്ധീകരിച്ച പഞ്ചായത്തിന്റെ കാലാവധി കഴിയുന്നതുവരെയും അതിനുശേഷം പുതിയ പഞ്ചായത്ത് രൂപീകരിച്ച ഒരു പൗരാവകാശരേഖ പുതുതായി തയ്യാറാക്കി പ്രസിദ്ധപ്പെടുത്തുന്നതുവരെയും പ്രാബല്യം ഉണ്ടായിരിക്കുന്നതാണ്.
പൗരാവകാശരേഖയില്‍ പരാമര്‍ശിച്ചിട്ടുള്ള സേവനങ്ങള്‍ ലഭ്യമാക്കുന്നതിനുള്ള അപേക്ഷകള്‍ സംബന്ധിച്ച്:
 പൗരാവകാശരേഖയില്‍ പരാമര്‍ശിച്ചിട്ടുള്ള ഒരു സേവനം ലഭ്യമാകുന്നതിന് ആവശ്യക്കാരന്‍ അതിനായി നിശ്ചയിക്കപ്പെട്ടിട്ടുള്ള ഫോറത്തില്‍ പഞ്ചായത്തു സെക്രട്ടറിക്ക് അല്ലെങ്കില്‍ ബന്ധപ്പെട്ട ഉദ്യോഗസ്ഥന് അപേക്ഷ നല്‍കേണ്ടതാണ്. അപേക്ഷ നല്‍കുന്നതിനുള്ള ഫോറം സൗജന്യമായോ യഥാര്‍ഥ വില ഈടാക്കിയോ പഞ്ചായത്ത് അപേക്ഷകര്‍ക്കു നല്‍കേണ്ടതാണ്. അപേക്ഷാഫോറം വിതരണം ചെയ്യുന്നതിനും അപേക്ഷകള്‍ സ്വീകരിക്കുന്നതിനും അപേക്ഷയെ സംബന്ധിച്ച് അന്വേഷണങ്ങള്‍ക്കു മറുപടി നല്‍കുന്നതിനും അതത് ഓഫീസില്‍ ഒരു അന്വേഷണ കൗണ്ടര്‍ പഞ്ചായത്ത് ഏര്‍പ്പെടുത്തേണ്ടതാണ്. സേവനം ലഭ്യമാക്കുന്നതിന് പഞ്ചായത്തു സെക്രട്ടറിക്ക് അല്ലെങ്കില്‍ ബന്ധപ്പെട്ട ഉദ്യോഗസ്ഥനു ലഭിക്കുന്ന അപേക്ഷകള്‍ക്കു ക്രമനമ്പര്‍ നല്‍കേണ്ടതും അപേക്ഷകന്റെ പേര്, അപേക്ഷ കിട്ടിയ തീയതി, അപേക്ഷയിലെ ആവശ്യം തുടങ്ങിയ വിവരങ്ങള്‍ ഒരു രജിസ്റ്ററില്‍ രേഖപ്പെടുത്തേണ്ടതുമാണ്. ഒരു അപേക്ഷ കിട്ടിയാല്‍ ഉടന്‍ അപേക്ഷകന് കൈപ്പറ്റുരസീത് നല്‍കേണ്ടതും അതില്‍ സേവനം ലഭ്യമാക്കുന്ന ഉദ്ദേശതീയതി, ഇതു സംബന്ധിച്ച് അപേക്ഷകന്‍ സമീപിക്കേണ്ട ഉദ്യോഗസ്ഥന്റെ പേര്, ആവശ്യമായ മറ്റു വിവരങ്ങള്‍ എന്നിവ രേഖപ്പെടുത്തേണ്ടതാണ്.
പൗരാവകാശരേഖയില്‍ പരാമര്‍ശിച്ചിട്ടുള്ള സേവനങ്ങള്‍ ലഭ്യമാക്കാനുള്ള ബാധ്യത സംബന്ധിച്ച്:
പൗരാവകാശരേഖയില്‍ പരാമര്‍ശിച്ചിട്ടുള്ള ഒരു സേവനം, അതതു സമയപരിധിക്കകം അര്‍ഹനായ അപേക്ഷകനു ലഭ്യമാക്കാന്‍ പഞ്ചായത്തു സെക്രട്ടറിയും പഞ്ചായത്തിന്റെ നിയന്ത്രണത്തിലുള്ള, അതുമായി ബന്ധപ്പെട്ട ഉദ്യോഗസ്ഥരും ബാധ്യസ്ഥരായിരിക്കുന്നതും വീഴ്ച വരുത്തുന്നത് ഉത്തരവാദിത്വ ലംഘനമായി കണക്കാക്കപ്പെടുന്നതുമാണ്. ഒരു സേവനം ഉദ്ദേശിക്കപ്പെട്ട സമയപരിധി ഒരു അപേക്ഷകനു ലഭ്യമാക്കാന്‍ ന്യായമായ കാരണങ്ങളാല്‍ സാധിക്കുന്നില്ലെങ്കില്‍ ആ വിവരം ബന്ധപ്പെട്ട ഉദ്യോഗസ്ഥന്‍ അപേക്ഷകനെ പ്രസ്തുത സമയപരിധിക്കകം അറിയിക്കേണ്ടതാണ്. അതോടൊപ്പം കഴിയുമെങ്കില്‍ പുതുക്കിയ സമയപരിധികൂടി അപേക്ഷകനെ അറിയിക്കണം. ഒരു സേവനം ലഭ്യമാക്കുന്നതില്‍ പഞ്ചായത്തിന്റെ ഒരു ഉദ്യോഗസ്ഥന്‍ വീഴ്ച വരുത്തുകയോ കാലതാമസം വരുത്തുകയോ ചെയ്യുന്നതായി ഒരു അപേക്ഷകനു തോന്നുന്നപക്ഷം അയാള്‍ക്ക് തന്റെ പരാതി പഞ്ചായത്തു പ്രസിഡന്റിന്റെ ശ്രദ്ധയില്‍പ്പെടുത്താവുന്നതും അപ്രകാരം പരാതി ലഭിച്ചാല്‍ പഞ്ചായത്തു പ്രസിഡന്റ് അത് നേരിട്ടു പരിശോധിച്ചു തീര്‍പ്പാക്കേണ്ടതുമാണ്. പൗരാവകാശരേഖപ്രകാരം തനിക്ക് അര്‍ഹമായ ഒരു സേവനം ലഭ്യമാക്കുന്നതിന് പഞ്ചായത്ത് അല്ലെങ്കില്‍ പഞ്ചായത്തിലെ ഒരംഗം അല്ലെങ്കില്‍ പഞ്ചായത്തിന്റെ ഒരു ഉദ്യോഗസ്ഥന്‍ മനപ്പൂര്‍വമായ വീഴ്ചയോ കാലതാമസമോ വരുത്തിയെന്ന് ഒരു പൗരന്‍ കരുതുന്നപക്ഷം അയാള്‍ക്ക് ബന്ധപ്പെട്ട പഞ്ചായത്ത് അല്ലെങ്കില്‍ പഞ്ചായത്തംഗം അല്ലെങ്കില്‍ ഉദ്യോഗസ്ഥന്‍ ആക്ടിലെ 271 എഫ് വകുപ്പ് (ഇ) ഖണ്ഡത്തില്‍ നിര്‍വചിച്ചിട്ടുള്ള ദുര്‍ഭരണത്തിന് ഉത്തരവാദിയാണെന്ന് ആരോപിച്ചുകൊണ്ട് ഓംബുഡ്‌സ്മാന്‍ മുമ്പാകെ പരാതി നല്‍കാവുന്നതാണ്.
പൗരാവകാശരേഖ പുതുക്കലും വിലയിരുത്തലും സംബന്ധിച്ച്:
പൗരാവകാശരേഖ വര്‍ഷത്തിലൊരിക്കല്‍ പഞ്ചായത്ത് ചര്‍ച്ച ചെയ്തു പുതുക്കുകയും കാലാനുസൃതമാക്കുകയും ചെയ്യേണ്ടതാണ് പൗരാവകാശ രേഖ ഓരോ വര്‍ഷവും പുതുക്കുന്നത് മുന്‍വര്‍ഷത്തെ അനുഭവത്തെ അടിസ്ഥാനമാക്കി അതില്‍ ഉചിതമായ മാറ്റങ്ങള്‍ വരുത്താനും കഴിയുമെങ്കില്‍ അതില്‍ കൂടുതല്‍ സേവനങ്ങള്‍ ഉള്‍പ്പെടുത്താനും സേവനം ലഭ്യമാക്കുന്നതിനുള്ള സമയദൈര്‍ഘ്യം കുറയ്ക്കാനും ഉദ്ദേശിച്ചുെകാണ്ടുള്ളതായിരിക്കേണ്ടതാണ്. പൗരാവകാശരേഖയുടെ കാര്യത്തില്‍ എന്നപോലെ അതിന്റെ പുതുക്കലും പഞ്ചായത്ത് നോട്ടീസ് ബോര്‍ഡുകളില്‍ പ്രസിദ്ധപ്പെടുത്തേണ്ടതും പകര്‍പ്പുകള്‍ അച്ചടിച്ചു ജനങ്ങള്‍ക്കു വിതരണം ചെയ്യേണ്ടതുമാണ്. പൗരാവകാശരേഖയില്‍ പരാമര്‍ശിക്കുന്ന സേവനങ്ങള്‍ ലഭ്യമാക്കുന്നതിനുള്ള പുരോഗതി പഞ്ചായത്ത് ഇടയ്ക്കിടയ്ക്ക് വിലയിരുത്തേണ്ടതും ആവശ്യമായ മാര്‍ഗനിര്‍ദേശങ്ങള്‍ അതതു സമയത്ത് ബന്ധപ്പെട്ട ഉദ്യോഗസ്ഥന്മാര്‍ക്കു നല്‍കേണ്ടതുമാണ്.